Die Dokumentation ist nach unserer Erfahrung eines, wenn nicht das unbeliebteste Thema in Deutschlands Zahnarztpraxen. Dabei ist sie wichtiger denn je, denn was nicht dokumentiert wurde, ist nach Auffassung des Gesetzes, zahlreicher Verordnungen und Richtlinien nie passiert.

Unbewusste Honorarverluste

Wir sehen viel und müssen immer wieder feststellen, dass eine mangelhafte Dokumentation in den häufigsten Fällen die Ursache für nicht unerhebliche Honorarverluste darstellt.

Oft brauchen wir gar nicht lange suchen. Stell dir folgendes vor: Im Rahmen der professionelle Zahnreinigung erfolgte an den Zähnen 16 und 25 eine zusätzliche Nachpolitur der vorhandenen Restauration. Dies wurde in der Dokumentation leider nicht hinterlegt. Die Berechnung der GOZ-Nummer 2130 ist demnach nicht erfolgt. Diese hätte bei einem Faktorwert von 2,3 eine zusätzliche Einnahme in Höhe von 26,90€ ergeben. Bei einem Faktor von 3,0 sogar 35,10€.

An diesem Bespiel ist deutlich zu erkennen, wie wichtig eine vollumfassende Dokumentation ist, um einen Honorarverlust zu vermeiden. Wir reden hier von einem Fall. Das muss man dann mal hochrechnen und schnell kommt jährlich ein nicht unerheblicher 5-stelliger Betrag zusammen.

Nachvollziehbarkeit und Absicherung

Doch es geht bei einer ordentlichen Dokumentation nicht nur ums Geld. Weiter darfst du als Zahnarzt Vergütungen für Leistungen nur dann in Rechnung stellen, wenn diese nach den Regeln der zahnärztlichen Kunst für eine zahnmedizinisch notwendige Versorgungen erforderlich sind. Gehen die Leistungen über dieses Maß hinaus, dürfen sie wiederrum nur berechnet werden, wenn es sich um eine zuvor ausdrücklich vom Patienten veranlasste Verlangens Leistung handelt. Es ist also wichtig diesen Sachverhalt aus deiner Dokumentation ableiten zu können, um unnötige Mehrkosten für den Patienten zu vermeiden und dich auf der anderen Seite grundlegend abzusichern.

Als wären die zuvor beschriebenen Gründe für eine eindeutige und lückenlose Dokumentation nicht schon genug, muss man hier noch weiterdenken.

Die Dokumentation zahnärztlicher Leistungen bei gesetzlich versicherten Patienten wird im Rahmen von Wirtschaftlichkeitsprüfungen hinzugezogen. Lassen sich die Leistungen nicht eindeutig aus der Doku heraus nachvollziehen, kommt es zu teils beachtlichen Rückzahlungen und so wieder zu Honorarverlusten, die leicht hätten vermieden werden können.

Unabhängig vom bisher beschriebenen Nutzen, hilft eine vollständige Dokumentation in der Praxis auch unnötige Handgriffe und Rückfragen zu vermeiden und erleichtert im Tagesablauf die Staffelstabübergabe innerhalb des Praxisteams.

Wir checken grundsätzlich zu Beginn der Zusammenarbeit mit unseren Kunden die Dokumentationssituation und erarbeiten partnerschaftlich einen Plan, wie wir bei Handlungsbedarf die Situation optimieren können. Manchmal reicht eine Schulung als „Wachrüttler“. In einigen Fällen macht es auch Sinn die aktuelle Art der Dokumentation neu zu denken und auf Dokumentationsbausteine zurückzugreifen. Gerne schauen wir uns das mit euch an und machen das, was sinnvoll ist.